Du bist anscheinend schon älter, Darktrooper. Niemand jüngeres käme auf die Idee, sich Gedanken über ein Faxgerät zu machen - es wäre schlicht und ergreifend nicht in Funktion. Email wird gelöscht und Faxe werden ausgedruckt und in Aktenordner eingeheftet - eine Methodik, die nicht mehr zeitgemäß ist. Ich kann das ganze nachvollziehen, denn ich bin auch schon älter und in der Papierwelt groß geworden. Aber Elektronik ist genauso dauerhaft wie Papier, wenn man sich um die Erhaltung kümmert. Ich besitze noch jede einzelne Datei und jede einzelne email, die ich seit meiner ersten Computerbenutzung erstellt und für aufbewahrenswert gehalten habe (Start ca. 1986). Ich habe mich nämlich darum gekümmert, Sachen von Rechner zu Rechner mitzunehmen und Sicherungen anzulegen.
Vor einigen Jahren habe ich sämtliche Aktenordner eingescannt (ca. 3000 Seiten) und die Bilder in Onenote als Notizbuch sortiert eingepflegt. Durchsuchbar, weil Onenote alles OCR't. Seither wird bei Ankunft eingescannt und archiviert. Alles in einem durchsuchbaren Archiv und nicht pdf, denn es ist unmöglich pdf-Dateien übersichtlich zu organisieren.
Einmal pro Jahr werfe ich das Papier vom letzten Jahr weg, das amtlich nicht mehr benötigt wird.
Seither habe ich einen Überblick über meinen "Papier"kram. Vorher hatte ich nur einen Haufen, der auf 10 Aktenordner verteilt war.
Jetzt habe ich ein Regalbrett mehr Platz.
Kein Bedarf an Papier und Toner für den Drucker.
Mein Drucker ist 16 Jahre alt und hat noch den mitgelieferten Originaltoner drin. (Damals gab es noch volle Tonerladung bei Kauf). Pro Vierteljahr werden 5 Seiten gedruckt. Ich habe eben das Alter des Druckers recherchiert - das hat 20 Sekunden Suche im Archiv gedauert, bis ich die gescannte Papierrechnung hatte.
Fax würde von der Fritzbox empfangen und via email an mich geschickt und könnte direkt via cut+paste ins Onenote-Archiv übertragen werden - wenn denn was ankommen würde, aber das ist nicht der Fall. Ich erhalte keine Faxe. Verschickt wird vielleicht 1x pro Jahr was mit der Fritzbox, empfangen habe ich das letzte Mal vor vielleicht 10 Jahren von irgendeinem Handwerker. Das würde im übrigen auch direkt im Smartphone aufpoppen, d.h. nix mit Computer anwerfen müssen um was zu lesen.
Was du brauchst, ist ein neues Mindset und Wissen über elektronische Aufbewahrungsmethoden. Und zwar welche, die bei der Email über die inbox hinausgehen, und die bei Dokumenten über das *.pdf Format und Ansammlung von Dateien im Download-Ordner hinausgehen. Elektronisch sind unzählbar viele Ordner möglich, d.h. unzählbar viele, flexible Möglichkeiten der Organisation, und man kann mit ein wenig Mausschubserei so lange herumorganisieren, bis es passt.
Wenn ich zu einem Amt gehen muss oder in irgendeine Beratung bei Bank oder sonstwo, nehme ich mein Tablet mit und habe damit sämtliche Akten und email seit Entstehung dabei. Effizienter kann man für sowas nicht vorbereitet sein. Selbst beim Arztbesuch ist das hilfreich. Wann war die letzte Brille nochmal? Was wurde da im Urlaub von dem fremden Arzt genau gemacht?
So kann ein Archiv aussehen:
